Informationen zur Datenverarbeitung bei Bewerbungen gemäß Art. 13, 14 DS-GVO

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

mit diesem Schreiben möchten wir Sie darüber informieren, dass wir, die

 

BFI Unternehmensgruppe                        (im Folgenden: „BFI Gruppe“)   

 

bestehend aus

 

BFI Informationssysteme GmbH,

 

BFI IT Service GmbH,

 

BFI Software GmbH

 

und BFI Innovation GmbH

 

gemeinsame Anschrift: Ötterichweg 7, 90411 Nürnberg,

 

Ihre im Zuge Ihrer Bewerbung an uns übermittelten personenbezogenen Daten nach den Vorgaben der Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verarbeiten.

 

1. Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 lit. a; 14 Abs. 1 lit. a DS-GVO)

 

Die Verantwortung für die Einhaltung der Bestimmungen der DS-GVO trägt in unserer Unternehmensgruppe unser Geschäftsführer, Herr Helmut Hubrich.

 

Für Anliegen im Bereich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb der BFI Gruppe wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzkoordination:


datenschutz@bfi-info.de.

Innerhalb der BFI Gruppe ist diejenige Gesellschaft für Sie der Verantwortliche, an die Sie Ihre Bewerbung richten. Im Falle einer Initiativbewerbung oder falls Sie Ihre Bewerbung an die gesamte BFI Gruppe richten ist die BFI Informationssysteme GmbH Ihr Verantwortlicher.

 

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 lit. b; 14 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

 

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist:

 

Herr Rechtsanwalt Thomas Costard

Rechtsanwaltskanzlei Costard

EUROCOM Businesspark

Lina-Ammon-Straße 9

90471 Nürnberg

Telefon: 0911 7903034

E-Mail: info@it-rechtsberater.de.

 

3. Zweck der Verarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c; 14 Abs. 1 lit. c DS-GVO)

 

Die von Ihnen an uns übermittelten Daten verarbeiten wir ausschließlich zum Zweck einer Stellenbesetzung im Bewerberauswahlprozess, um Ihre Eignung in Bezug auf die beworbene(n) Stelle(n) zu prüfen und Sie gegebenenfalls zu einem Vorstellungsgespräch einladen zu können.

 

Über den Bewerbungsprozess bezüglich der konkreten Stelle hinaus, also nachdem der eigentliche Bewerbungsprozess bezüglich der konkreten Stelle bereits abgeschlossen ist, verarbeiten wir von Ihnen an uns übermittelte Daten im Rahmen unseres internen Talentpools zum Zweck einer Stellenbesetzung bezüglich aller uns zu diesem Zeitpunkt vorliegender Vakanzen und um Ihre Eignung bezüglich dieser zu prüfen und Sie gegebenenfalls zu einem Vorstellungsgespräch einladen zu können. Diese Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Talentpools findet ausschließlich statt, wenn Sie uns hierfür zuvor eine Einwilligung erteilt haben.

 

4. Kategorien personenbezogener Daten (Art. 14 Abs. 1 lit. d DS-GVO)

 

Im Verlauf Ihres Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende Daten von Ihnen:

 

  • Daten zur Identifikation (z. B. Vor- und Nachname, Foto, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Religion, Staatsangehörigkeit)

  • Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Anschrift und Telefonnummern)

  • Stellenbezogene Daten (Titel/Position, Grad, Status)

  • Kriterien, Präferenzen und Erwartungen bei der Stellensuche

  • Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrung und Ausbildung

  • berufliche Laufbahn

  • Angaben zu Referenzgebern (bisherige Arbeitgeber oder Referenzgeber aus dem Bereich Ihrer Ausbildung)

  • Ausweisdokumente (Personalausweis, Reisepass, Sozialversicherungsnummer)

  • Sonstige in Ihrem Anschreiben, Lebenslauf und Ihren Zeugnissen enthaltene Informationen oder Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben

  • Informationen zu Ihrer Gesundheit und/oder Anfragen und Unterlagen zu polizeilichen Führungszeugnissen werden nur dann verarbeitet, wenn diese für Ihre Bewerbung relevant sind. Dies geschieht unter Einhaltung der gesetzlichen Regelungen.

 

5. Rechtgrundlage der Verarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c; 14 Abs. 1 lit. c DS-GVO)

 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung können neben Art. 88 DS-GVO und § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses) insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Datenverarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) sein.

 

Soweit Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilen (z.B. bezüglich der Speicherung Ihrer Daten in unserem Talentpool), ist die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

 

6. Bereitstellung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. e DS-GVO)

 

Die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten ist für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses i. S. d. Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i. V. m. § 26 BDSG erforderlich.

 

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist zudem erforderlich, um nach dem erfolgreichen Bewerberauswahlprozess den Abschluss eines Arbeitsvertrags zu ermöglichen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO).

 

Bei Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten können wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten und keine weiteren Maßnahmen, die zum Abschluss eines Arbeitsvertrags führen können, einleiten.

 

7. Konkrete Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern (Art. 13 Abs. 1 lit. e; 14 Abs.1 lit. e DS-GVO)

 

Ihre personenbezogenen Daten werden nur an die für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständigen innerbetrieblichen Stellen und externen Abteilungen unseres Unternehmens weitergeleitet.

 

Eine Weitergabe Ihren Daten an Dritte erfolgt nur, wenn Sie uns vorher eine Einwilligung gemäß § 26 Abs. 2 BDSG n. F. erteilt haben.

 

8. Datenübermittlung an Drittstaaten/ internationale Organisationen (Art. 13 Abs. 1 lit. f; 14 Abs. 1 lit. f DS-GVO)

Ihre Bewerberdaten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet und auf geschützten Servern in Deutschland unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben gespeichert. Eine Datenübermittlung an Drittstaaten oder an internationale Organisationen findet aktuell nicht statt.

 

Falls es bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Übermittlung an Länder außerhalb der EU bzw. EWR oder Dienstleister aus Ländern außerhalb der EU bzw. EWR (sog. Drittstaaten) kommt, schließen wir die erforderlichen datenschutzrechtlichen Verträge, insbesondere die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und den EU-Standardvertrag ab.

 

9. Dauer der Speicherung (Art. 13 Abs. 2 lit. a; 14 Abs. 2 lit. a DS-GVO)

 

Wir speichern Ihre Daten nur solange bis der Zweck erfüllt ist und keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses löschen wir Ihre Daten grundsätzlich spätestens 6 Monate nach Bewerbungseingang.

 

Eine Ausnahme besteht, wenn die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist. Wenn Ihnen eine Absage erteilt wurde, bewahren wir Ihre Bewerbungsunterlagen zu Beweiszwecken (v. a. zur Entkräftung etwaiger Diskriminierungsvorwürfe bei behaupteten Verstößen gegen das AGG) für 3 Monate, nachdem ihnen diese erteilt wurde, auf.

 

Ihre Bewerbungsunterlagen werden nur länger (z. B. in unserem Talentpool) gespeichert, wenn Sie vorher eingewilligt haben.

                                 

Sollten wir Ihnen eine Stelle in Ihrem Interesse in Aussicht stellen können, werden wir um eine Einwilligung und ggf. in Abstimmung um die Aktualisierung Ihrer Angaben bitten.

 

10. Ihre Rechte als Betroffene/r (Art. 13 Abs. 2 lit. b und c; 14 Abs. 2 lit. c bis e DS-GVO)

 

Sie können jederzeit nach Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre, von uns verarbeiteten Daten bekommen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten, Kategorien der möglichen Empfänger sowie die geplante Speicherdauer erfragen.

 

Zudem sind Sie berechtigt bei Unrichtigkeit der Daten nach Art. 16 DS-GVO die Berichtigung zu verlangen.

 

Außerdem können Sie nach Art. 17 DS-GVO die Löschung der Daten fordern, wenn die Speicherung der Daten nicht mehr notwendig ist; Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen haben und eine anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt; Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und es keine vorrangigen, berechtigten Gründe für die weitere Verarbeitung Ihrer Daten gibt; Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder wenn eine Rechtspflicht zum Löschen nach EU- oder nationalem Recht besteht.

 

Darüber hinaus haben Sie nach Art. 18 DS-GVO ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn Sie die Richtigkeit der Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen; die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber die Löschung der Daten ablehnen; der Zweck der Verarbeitung sich erledigt hat, die Daten aber zur Geltendmachung von Ihren Rechtsansprüchen notwendig sind oder wenn Sie nach Art. 21 DS-GVO widersprochen haben und es noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Interessen überwiegen.

 

Des Weiteren haben Sie nach Art. 20 DS-GVO das Recht die Sie betreffenden Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit). Zudem können Sie unter bestimmten Voraussetzungen erwirken, dass Ihre Daten direkt von einem Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch möglich ist.

 

Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten zu den oben genannten Zwecken jederzeit zu widersprechen (Art. 21 DS-GVO).

 

Wenn Sie die genannten Betroffenenrechte geltend machen wollen, dann schreiben Sie uns bitte an BFI Unternehmensgruppe, Ötterichweg 7, 90411 Nürnberg oder senden Sie eine E-Mail an datenschutz@bfi-info.de.

 

11. Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 lit. d; 14 Abs. 2 lit. e DS-GVO)

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde wenden (Art. 77 DS-GVO). Ihre zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland Ihres Wohnsitzes. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter:

https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

 

12. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 13 Abs. 2 lit. f; 14 Abs. 2 lit. g DS-GVO)

 

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (gemäß Art. 22 DS-GVO) statt.